forumWHUZum Tool

Datenschutzerklärung

Mit diesem Tool („CV Screening“) prüft der forumWHU e.V. Lebensläufe von Studierenden, die sich für die Workshops und Speed Datings unserer Partnerunternehmen beim forumWHU bewerben, und stellt sie den Partnerunternehmen zur Auswahl bereit. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Tool.

1. Verantwortlicher

forumWHU e.V.
Burgplatz 2
56179 Vallendar
Deutschland

Vertreten durch den Vorstand:
Jan Maurice Fremgen (1. Vorsitzender und Kassenwart)
Moritz Nathaniel Gerhard Pause (2. Vorsitzender)
E-Mail: info@forumwhu.com

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da dies gesetzlich nicht erforderlich ist. Für alle Fragen und Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den Vorstand unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Auswahl der Teilnehmenden an den Workshops und Speed Datings und für die Bereitstellung dieses Tools erforderlich ist. Die Rechtsgrundlagen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen und in Ziffer 10.

4. Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen (Lebensläufe)

Wenn Sie sich beim forumWHU für einen Workshop oder ein Speed Dating bewerben, verarbeiten wir Ihren Lebenslauf und die darin enthaltenen Angaben, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Studium, Hochschule, Noten, Praktika, Berufserfahrung und Sprachkenntnisse. Zweck ist die Auswahl der Teilnehmenden für die Formate unserer Partnerunternehmen und die Organisation der Einladungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage, nämlich Ihre Bewerbung um die Teilnahme).

Jeder Lebenslauf wird von Mitgliedern des forumWHU-Teams geprüft. Erst danach können ihn die beim forumWHU teilnehmenden Partnerunternehmen in ihrem Zugang einsehen, nach ihren Anforderungen filtern und entscheiden, wen sie einladen möchten. Partnerunternehmen können die Lebensläufe außerdem herunterladen; sie sind verpflichtet, die Daten nur für die Veranstaltung zu nutzen, nicht weiterzugeben und danach zu löschen. Merkmale wie Alter, Geschlecht, Herkunft, Familienstand, Religion oder Foto werden nicht ausgelesen, und es wird nicht nach ihnen gefiltert.

Die Einladungen verschickt das forumWHU-Team. Sagen Sie zu, sieht das jeweilige Partnerunternehmen, dass Sie zugesagt haben; Absagen sieht es nicht.

5. Auslesen der Lebensläufe mit KI

Damit nicht jede Angabe von Hand abgetippt werden muss, lesen wir die Angaben aus dem Lebenslauf mit dem KI-Dienst Claude der Anthropic, PBC (USA) aus. Dazu wird die PDF-Datei über die Programmierschnittstelle an Anthropic übermittelt; das Ergebnis wird in diesem Tool gespeichert. Nach Angaben von Anthropic werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und einheitlichen Auswertung der Bewerbungen.

6. Hosting, Datenbank und Server-Logfiles

Die Anwendung wird bei der Netlify, Inc. (USA) bereitgestellt. Datenbank, Anmeldung und die gespeicherten Lebensläufe liegen bei der Supabase, Inc. (USA) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU). Die Lebensläufe liegen in einem nicht öffentlichen Speicher; Zugriff haben nur angemeldete Mitglieder des forumWHU-Teams und die Partnerunternehmen im Rahmen von Ziffer 4. Beim Aufruf des Tools werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
  • IP-Adresse des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • angeforderte Datei

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Bereitstellung und der Sicherheit des Tools. Da Netlify und Supabase ihren Sitz in den USA haben, kann eine Datenübermittlung in ein Drittland stattfinden; sie erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

7. Anmeldung und Cookies

Das Tool ist nur für das forumWHU-Team und für Partnerunternehmen mit eigenem Zugang nutzbar. Für die Anmeldung verarbeiten wir beim forumWHU-Team E-Mail-Adresse und Passwort, bei Partnerunternehmen einen Zugangscode (Passwort und Code nur verschlüsselt). Damit niemand Zugangscodes durchprobieren kann, speichern wir bei einer Anmeldung mit falschem Code die IP-Adresse und den Zeitpunkt für höchstens 24 Stunden. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung sowie, um sich Einstellungen wie Filter und Ansichten zu merken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht, eine Web-Analyse findet nicht statt, und Schriften werden von unserem eigenen Server geladen.

8. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per E-Mail an info@forumwhu.com) werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw., soweit die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Speicherdauer

Die Lebensläufe und alle daraus gewonnenen Angaben löschen wir nach dem Kongress, sobald sie für die Organisation der Veranstaltung nicht mehr erforderlich sind; das Tool erinnert das forumWHU-Team an diese Löschfrist. Einzelne Lebensläufe, die wir vorher entfernen, bleiben noch 30 Tage in einem Papierkorb wiederherstellbar und werden danach endgültig gelöscht. Im Übrigen speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Bewerbung).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen, soweit diese nicht durch schutzwürdige Interessen der betroffenen Person überwogen werden.

Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung unserer satzungsgemäßen Vereinstätigkeit, insbesondere der Organisation des jährlichen Kongresses.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@forumwhu.com.

Daneben haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, zum Beispiel bei der für Rheinland-Pfalz zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI liest nur Angaben aus dem Lebenslauf aus; jeder Lebenslauf wird von Menschen geprüft, und wer eingeladen wird, entscheiden Menschen im forumWHU-Team oder bei den Partnerunternehmen.

13. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs abrufbare Fassung.